São dados que contextualizam a obra. Falamos, aqui, de título, ano, técnica, dimensões, série e, quando houver, histórico resumido de exposições. Isso permite transparência sem expor dados sensíveis.

É o Certificado de Autenticidade físico assinado pelo artista. Atesta autoria e identifica a obra (título, ano, técnica/suporte, dimensões, série/edição), traz COA-ID, local/data e assinatura com carimbo. Trata-se de uma referência documental de autenticidade, e não constitui título de propriedade (que decorre de nota fiscal, contrato ou outro documento hábil de transferência).

É o código de inventário do artista, único e permanente, que acompanha a obra em todos os registros. Ex.: INV-LM-2025-001-OT-80×120-NP. Ele aparece no COA, no verso da obra e na planilha de acervo.

Dados pessoais, valores, contratos, relatórios técnicos, documentações completas. Tudo isso fica no dossiê da obra, fora do acesso ao público. De acordo com o caso, tais itens podem ser compartilhados sob solicitação.